Privatlivspolitik for Hjemmevideo- og Fotoklubben i Gladsaxe

Dette er klubbens privatlivspolitik i overensstemmelse med EUs persondataforordning - også kaldet GDPR.

Revision: 13. maj 2018

Hjemmevideo- og Fotoklubben i Gladsaxes dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Hjemmevideo- og Fotoklubben i Gladsaxe er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

  Kontaktperson: Lars Laursen
  Adresse: Værebrovej 30, 2., 2
  CVR-nr.: 34141584
  Telefonnr.: 24 83 16 96
  Mail: lars.laursen1961@gmail.com
  Website: www.hjvfklub.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1)    Medlemsoplysninger:

-     Almindelige personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, dit portræt, foto- og videointeresser, erfaring inden for feltet og offentliggørelse på hjemmesiden af fotos og videoer efter dit valg.

-     Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • Der behandles ingen personfølsomme oplysninger.

2)    Oplysninger om frivillige, bestyrelsesmedlemmer og suppleanter:

-     Almindelige personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
  • Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen

-     Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • Ingen personfølsomme oplysninger.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. Vi benytter ingen andre kilder. 

Klubbens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

1)    Formål med behandling af medlemsoplysninger:

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt
  • Administration af din relation til os

2)    Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og frivillige:

  • Håndtering af deres hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af aktiviteter.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, samt andre aktiviteter.
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til konkurrencer i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med klubaktivitet.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på et samtykke. Vi indhenter derfor dit samtykke, når det er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Klubben videregiver navn, adresse og fødselsdato til Gladsaxe Kommune, når der ansøges om det årlige tilskud.

Hvis du ønsker det, kan du dele dit navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse med andre medlemmer af klubben. Dette kan benyttes til at arrangere bl.a. spontane fototure og at mødes privat.

Klubben har en hjemmeside, hvor nogle af dine fotos efter dit eget ønske og valg kan fremvises for offentligheden.

Klubben udsender mindst en e-mail om ugen med nyheder til medlemmerne og også andre, der har vist interesse for klubben. Dit navn eller e-mailadresse vises i den anledning ikke til andre, med mindre du bliver nævnt som deltager eller frivillig i et arrangement, klubben står for.

Klubben uddeler en folder blandt medlemmerne med portræt og oplysninger om foto- og videointeresser, hvad du har erfaring med inden for området og, hvis du vil, hvilken slags foto/videoudstyr du har. Dette er for at lette det at få bragt medlemmer med fælles interesser sammen. Dette er frivilligt.  

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som bestyrelsesmedlem, suppleant eller frivillig.

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og frivillige:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer som frivillige, bestyrelsesmedlemmer og suppleanter til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.